어려운 공문서 내것으로 만들기

이     승     원

서울대방초등학교장

6. 복잡한 문서와 공무 관리하는 법

Ⅰ. 사무 관리

가. 문서작성의 일반사항

1) 공문서의 개념

행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등) 및 행정기관이 접수한 모든 문서

2) 사무관리의 원칙 : 정확성, 용이성, 신속성, 경제성의 확보

3) 공문서의 종류: 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서

(가) 법규문서 : 헌법, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례, 규칙 등

(나) 지시문서 : 행정기관이 그 하급기관 또는 소속공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서 (훈령, 지시, 예규, 일일명령 등)

(다) 공고문서 : 고시, 공고 등 행정 기관이 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서 (입찰공고, 시험시행공고, 도시계획시설 결정고시 등)

(라) 비치문서 : 행정기관 내부에 비치하는 문서 (대장, 카드)

(마) 민원문서 : 민원인이 행정기관에 요구하는 문서

(바) 일반문서 : 위 각 문서에 속하지 아니하는 문서로 시행문 형식에 의거 작성

4) 문서의 성립 및 효력 발생

(가) 문서의 성립 : 당해 문서의 최종 결재권자 결재로 성립

(나) 문서의 효력 발생

(1) 일반문서 : 수신자에게 도달됨으로써 효력 발생

(2) 공고문서 : 공고 후 5일이 경과한 날로부터 효력 발생(예외 있음)

(3) 전자문서 : 수신자의 컴퓨터 파일에 등록된 때부터 효력 발생

2. 문서 작성 및 처리

가. 문서 작성의 일반원칙

(1) 용지의 규격 : 가로210□,  세로297□,  (A4용지),  세로로 사용

(2) 용지의 여백 :  위: 3□,  왼쪽: 2□,  오른쪽: 1.5□,  아래: 1.5□

(문서의 편철 위치나 용도에 따라 여백은 달리 할 수 있음)

(3) 용지의 색채 및 글자 :  용지 : 흰색   글자 : 검은색  또는 청색

(4) 용어

(가) 한글, 가로쓰기, 필요한 경우 괄호 안에 한자 또는 외국어 사용 가능

(나) 숫 자 : 아라비아 숫자 ( 1, 2, 3… )

(다) 날 자 : 연, 월, 일 생략 ( 예 : 2000. 2. 14 )

(라) 시 분 : 24시각제 ( 예: 오후 3시 30분 □ 15 : 30 )

(5) 문서의 수정

(가) 글자의 중앙에 두선□□□을 그어 수정하고 수정한 곳에 서명 또는 날인(단 전자문서는 수정한 내용대로 재 작성후 결재)

(나) 중요한 문서의 수정을 난 밖에 가감 또는 삭제 숫자를 표시하고 시행문은 관인으로 날인

(6) 문서의 간인 : 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 경우

(7) 문서의 면 표시

(가) 전후관계를 명확히 할 필요가 있는 문서가 2장 이상일 때 문서아래 중앙에 전체면 수와 그 면의 일련번호기입  ( 3-1, 3-2, 3-3… )

(나) 첨부물은 따로 일련번호를 기입 ( 1, 2, 3… )

(8) □끝□자 표시

(가) 본문이 끝났을 경우: 한 글자 (2타) 띄우고 □끝□ 표시

(나) 본문이 우측 끝에서 끝났을 경우: 다음줄 왼쪽 기본 선에서 한글자 띄우고 □끝□ 표시

(다) 첨부물이 있을 경우: 붙임의 표시문 다음에 한 글자 띄우고 □끝□표시

(라) 연명부 등 서식작성의 경우

·기재 사항이 중간에서 끝나는 경우 기재사항 마지막자 다음 줄에 □이하 빈칸□ 이라고 표시

·기재 사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식 밖의 왼쪽 기본 선에서 한자 띄우고 □끝□ 표시

(마) 일괄기안의 경우: 각 안마다 위의 요령과 같이 표시

(9) 붙임의 표시

(가) 본문이 끝난 다음 줄에 □붙임□표시

(나) 첨부물이 2종 이상일 때에는 1, 2,…로 항목을 표시

(10) 금액표시: 금285.000원(이십 팔만 오천원)

3. 문서의 구성 체제

가. 문서의 구성

(1)두문 : 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 보존기간, 수신란

(2)본문 : 제목, 내용, 첨부물표시

(3)결문 : 발신자명의 최종결재자표시(전결, 대결) 수신처란

나. 문서 번호

초등		-	81840		-	145
															문서등록번호
															문서분류번호
															기관기호

(1) 기관 기호, 문서 분류번호, 문서등록번호로 구성

(2) 문서 등록번호는 연도별 일련 번호

(3) 기관기호 최하단위 보조기관(과, 담당관)의 약칭을 쓰되 2자를 원칙으로 함

다. 수신란

(1) 경유 : 문서를 차상급 기관에 직접 발신하고자 할 때 직상급 기관을 경유하여 발신하는 제도

(2) 참조 : 당해 문서를 직접 처리하는 보조기관( 과 단위 )표시

(3) 수신처 : 문서수신기관이 그 이상일 경우 □수신처 참조□라고 표시하고 발신기관 명의 왼쪽 아래에 수신처를 쓰고 수신 기관명 또는 수신처 기호를 표시

(예) 수신처 : 청1□11,  공초1□4,  사초1□10

라. 제목

쉽고 간단하며 명확하게 표시(계획,조사,보고,신청,요청,회신,의뢰,개최 등)

마. 내용 : 문서의 기안은 정확성, 용이성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 작성한다.

(가) 정확성 : 애매한 표현을 지양하고 6하원칙에 따라 작성하되, 어려운 한자나 외래어는 가급적 피하고 전문용어는 (  )속에 해설을 표시, 또 문장부호는 정확히 표시하고 상대방을 높이는 경어를 사용함. (귀청, ∼하시기 바랍니다.)

(나) 용이성 : 받는 사람의 이해력과 독해력을 고려하여 읽기 쉽고 알기 쉬운 말로 작성하며, 문장은 개조식으로 1건 1매를 원칙으로 함.(첨부□붙임, 인장□도장)

(다) 신속성 : 문장은 간단하게 끊어서 가로로 표기하며, 선(先) 결론 후(後) 설명식으로 작성함.

< 예 >

다음과 같이 연구부장회의를 개최하오니 꼭 참석하여 주시기 바랍니다.

1. 일    시 : □99. 12. 13(월) 15:00

2. 장    소 : 우리 교육청 강당(본관 5층)

3. 회의내용 : 2000학년도 학교교육과정 작성 방안

4. 기    타 : 대리참석 안됨(불가)

(라) 경제성 : 서식은 통일(규칙 별지 제3호서식)하고, 용지의 질과 규격은 표준화하여 사용함으로써 행정의 비용 개념을 도입함.

바. 문서의 항목구분

(1) 한 항목만 있을 경우 항목 번호를 기재하지 않음

(2) 문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분하여 작성할 경우 항목부호 사용

순서  1. 가.  1)  가)  (1) (가) ①  □

(3) 첫째 항목 부호 1은 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작하고 그 다음

항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 한자(2타) 씩 오른쪽에서 시작.

(4) 항목 부호와 내용 사이는 1타, 본문과 □끝□ 사이는 2타 띄움.

□ : 2타

． : 1타

사. 첨부물 표시 : 본문이 끝난 다음 줄에 표시

붙임  □ 1. ． □□□ 조사서 1부

2. ． □□□ 통계표 1부. □끝.

아. 발신자 명의 표시

문서는 당해기관의 장(교육감, 교육장, 학교장) 명의로 발신하고 전결 또는 대결일 때 이를 표시 (기관내 보조 및 보좌 기관 상호간의 문서는 보조·보좌기관 명의로 발신)

자. 글씨의 크기, 줄 간격, 자간, 장평

글씨의 크기, 줄 간격, 자간, 장평에 대하여 사무관리규정에 명시되지 않았으나  글은 다음 사양대로 문서 작성하는 것이 맵시가 있음

(1) 발신기관명(서울oo초등학교), 발신명의(서울□□초등학교장) 글씨 크기를 24포인트로 하고 나머지 전체는 12포인트로 작성 다만, 본문에 표를 작성할 경우 가급적 11포인트로 작성

(2) 줄 간격은 160, 자간 0, 장평 100으로 함

(3) 글씨체는 휴먼명조체(본청 전자문서 시행시 가장 오류가 발생하지 않는 글씨체임)로 하며 특별히 강조하는 경우 자체 실정에 맞는 글씨체로 선택 사용가능

차. 문서 작성시 유의할 점

(1) 발신 기관명 ( 서울□□초등학교 )과 발신명의 ( 서울□□초등학교장 )의       글자 크기와 모양이 다를 경우

(2) 문서 좌·우·상·하의 여백이 규정에 맞지 않는 경우

(3) 시행문의 발신명의 밑의 전결 또는 대결의 표시를 누락하는 경우

(4) 전자문서 발송 후 확인하지 않아 공문 내용 일부가 누락되는 경우

(5) 모사전송시 시행문에 「관인생략」을 표시하는 경우

(6) 모사 전송한 시행문을 다시 보내는 경우 (기안문과 같이 보관)

4. 문서의 기안

가. 기안문의 작성

(1) 기관의 의견을 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것으로 상사의 지시 또는 법령에 근거하거나 자기 발안에 의하여 작성

(2) 기안자는 업무담당자나 선결권자가 지정하는 해당문서의 처리담당자

나. 기안의 종류

(1) 일반기안 : 한 건의 안건을 처리하기 위하여 소정의 기안용지에 작성

(2) 일괄기안 폐지

일괄기안은 서로 관련성이 있는 2개 이상의 안건을 하나의 기안용지에 일괄하여 기안하는 것을 말하는데, 앞으로는 기안문과 시행문이 하나로 통합되어 개별적으로 시행함에 따라 한 기안용지에 일괄하여 기안할 수 없게 되어 폐지하게 되었다.

(3) 수정기안 : 상급기관에서 수신한 문서를 문서의 일부분을 수정하여 하부 기관에 이첩 시행하는 문서

< 예 : 일반 기안지의 작성법 >

<견본>＞일반문서, 전결문서, 생산된 기안문

서 울 특 별 시 교 육 청

수신자 서울특별시장 (행정관리담당관)

(경유)

제목  서식사용 결과 알림

********************************************************************

1. 귀 기관 행정관리담당관-179(2003. 1. 12.)와 관련입니다.

2. 귀 기관의 소관 서식사용 결과 및 건의사항을 별지와 같이 알립니다.

붙임  서식사용 결과 및 건의사항  1부.  끝

서 울 특 별 시 교 육 감

********************************************************************

지방교육행정주사 □□□  지방교육행정사무관 □□□  총무과장 전결 □□□

협조자 행정관리담당관 □□□

시행 총무과-141(2003. 04. 12.) 접수 (  )

우 110-781 서울특별시 종로구 송월길 (신문로2가 2-77) (3층 310호)/www. sen.go.kr

전화 (02)3999-300  전송 (02)3999-465 / osh @ sen. go. kr / 공개

<이 란은 서식에 포함하지 아니함>

[처  리  요  령]

1. 행정기관명＞그 문서를 기안한 부서가 속한 행정기관명을 기재한다.

2. 수신자 (    )＞수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안에는 처리할 자(보조기관 또는 보좌기관을 말한다)의 직위를 쓰되, 처리할 자의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 □□업무담당과장 등으로 쓰며, 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어 들어 본문의 내용을 첫장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 □수신자 참조□라고 쓰고, 결문의 발신명의의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.

3. (경유)＞경유문서인 경우에 (경유)란에 □이 문서는 경유기관의 장은 □□□(또는 제1차 경유기관의 장은 □□□, 제2차 경유기관의 장은 □□□)이고, 최종 수신기관의 장은 □□□입니다.□라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목란에 □경유문서의 이송□이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다.

4. 제목＞그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다.

5. 발신명의＞합의제 행정기관 또는 행정기관의 장의 명의를 기재하고, 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 명의를 기재한다.

6. 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 / 직급＞직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다.

7. 시행 처리과명-일련번호 (시행일자) 접수 처리과명-일련번호 (접수일자)＞처리과명 (처리과가 없는 행정기관은 10자 이내의 행정기관명의 약칭)을 기재하고, 일련번호는 연도별 일련번호를 기재하며, 시행일자와 접수일자란에는 연월일을 각각 온점( . )을 찍어 숫자로 기재한다. 다만, 민원문서인 경우로서 필요한 경우에는 시행일자와 접수일자란에 시·분까지 기재한다.

8. 우  주소＞우편번호를 기재한 다음, 행정기관이 위치한 도로명 및 건물번호 다음에 괄호하여 주소를 기재하고, 사무실이 위치한 층수와 호수를 괄호 안에 기재한다. (예) 우110-034 서울특별시 종로구 효자로 39 (창성동 117) (2층 208호)

9. 홈페이지 주소＞행정기관 홈페이지 주소를 기재한다.  (예) www.sen.g□.kr

10. 전화 (  )  전송 (  )＞전화번호와 모사전송번호를 각각 기재하되, (  )안에는 지역번호를 기재한다. 기관 내부문서의 경우는 구내전화번호를 기재한다.

11. 공무원의 공식 전자우편주소＞행정기관에서 공무원에게 부여한 전자우편주소를 기재한다.

12. 공개구분＞공개·부분공개·비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개·비공개인 경우에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제16조의 규정(별표 11)에 의한 공개여부 구분번호를 선택하여 (  )안에 표시한다.

13. 관인생략 등 표시＞발신명의의 오른쪽에 관인생략 또는 서명생략을 표시한다.

□ 기안자·검토자 및 결재권자 (직위/직급) 서명＞□기안자·검토자 및 결재권자□의 용어는 표시하지 아니하고, 기안자·검토자 및 결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명한다.

□ 협조자 (직위/직급) 서명＞□협조자□의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다.

□ 전결 및 서명표시 위치＞사무관리규정 제16조제2항 및 동규정시행규칙 제19조제1항의 규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 □전결□ 표시를 한 후 서명한다.

□ 전결·대결 및 서명표시 위치＞사무관리규정 제16조제3항 및 동규정시행규칙 제19조제2항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 □전결□표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 □대결□표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 □대결□표시를 하고 서명한다.

□ 발의자(★)·보고자(▣)의 표시는 직위 또는 직급 앞 또는 위에 한다.

□ □수신자□는 □받는자□로 사용할 수 있다.

<서식 설명>

두문＞행정기관명

수신자 □

(참조가 없다)

본문＞제목

내용

붙임   □

결문＞발신명의

수신자 참조

기안자,검토자,결재권자 협조자

생산,접수등록번호,일자

우편번호,주소,홈피주소

전화,FAX,공식메일,공개

행  정  기  관  명

수신자 000000(처리할 자 직위)

(경유)

제목

***********************************************************

( 본문 내용 )

(붙임＞붙임물이 있는 경우에 사용한다)

발 신 명 의

인

수신자 참조

***********************************************************

기안자(직위/직급) 서명  검토자(직위/직급) 서명  결재권자(직위/직급) 서명

협조자(직위/직급) 서명

시행 처리과명-일련번호(시행일자)   접수 처리과명-일련번호(접수일자)

우편변호000-000  주    소    /행정기관 홈페이지 주소

전화( )000-0000 전송( )000-0000 / 공무원의공식전자우편주소 / 공개구분

□ 직위/직급이 중요하다. 온전한 직위/직급을 쓴다.

□ 전결 표시와 성명 표시는 한 란에 기록한다.

□ 국민편의 제공

주소＞도로명과 건물번호를 기재하고 (  )안에 주소를 쓴다.

공무원 공식 전자우편 주소(E-mail)를 기재한다.

5. 문서의 결재

가. 결재의 의의 : 당해 사안에 대하여 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위

나. 결재의 종류

(1) 결재 : 결재권자 ( 주로 행정기관의 장 )가 그 의사를 결정하는 행위(이름이 나타나는 서명으로 함)

(2) 전결 : 결재권자로부터 사무의 내용에 따라 보조기관 또는 보좌기관에 위임하여 하는 결재 ( 위임전결 사항은 해당기관장의 훈령 또는 지방 자치 단체의 규칙으로 정함 )

- 발신자는 기관장 명의로 하고 그 밑에 전결근거를 밝힘 (전결 학무국장 □□□)

(3) 대결 : 결재권자가 휴가·출장 기타 사유로 결재할 수 없을 때 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재 (중요한 내용은 사후보고)

□ 전결과 대결의 표시 및 서명위치 ( 별도자료)

문서의 심사 부분 전체 삭제함

6. 문서의 발송

가. 발송의 의의 : 문서로 기관의 의사를 외부에 표시하는 단계로서 문서의 효력을 발생케 하는 절차

나. 발신의 원칙

(1) 문서는 처리과에서 발송

(2) 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 함

(3) 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편·우편·모사전송·전신·전신타자·전화 등으로 발신

(4) 내용이 중요한 문서는 인편·등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송

(5) 인편(문서사송)·우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있음

(6) 전자관인을 찍은 문서 중 정보통신망을 이용하여 시행할 수 없는 문서는 출력하여 시행 가능

(7) 전자문서의 경우에는 별도의 시행문을 작성하지 아니하고 결재한 문서를 시행문으로 변환하여 시행

다. 일반절차

(1) 전자결재문서를 정보통신망을 통하여 발송하는 경우

결 재	□	문서등록	□	시행문변환	□	문서심사
□	전자관인 날인		□	발 송

(2) 전자결재를 하여 전자관인을 날인한 후 정보통신망이 아닌 수단을 이용하여 발신하는 경우

결 재	□	문서 등록	□	시행문 변환	□	문서심사
□	전자관인 날인		□	출 력	□	발 송

③ 일반 결재문서의 시행하는 경우 삭제(436쪽)

7. 문서의 정리·보관·보존

가. 개념 : 문서정리라 함은 생산·접수·처리된 문서를 일정한 기준에 따라 분류·편철하여 체계적으로 보관·보존하며 불필요한 문서를 즉시 폐기하는 것을 말함.

나. 문서의 보관과 보존

(1) 보관

(가) 문서처리 완결 후부터 보존하기 전까지의 문서(처리과에서 보관 - 다음해 1월 1일부터 보존단계에 들어감)

(나) 문서는 매건 마다 완결순으로 최근문서가 위로 오도록 철함(단, 영구보존 문서나, 전자문서는 그 반대)

(다) 보관철은 기능별·보존기간별로 200매 기준으로 편철 (색인목록작성)

(2) 보존

(가) 문서의 편철이 끝난 문서는 문서기록대장에 등록하고 처리과에서 3년간 보존

(나) 처리과에서 보존이 끝난 문서는 문서과에 인계

□ 문서보존기간 : 영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년 및 1년의 7종으로 구분

(3) 전자문서의 보존

문서를 컴퓨터 파일, 마이크로 필름, 광디스크 등 전자 매체에 수록하여 보존하는 경우 2부 이상을 복사하여 보존하여야 하며, 보관·보존 상태를 수시 확인

교재 431쪽과 438쪽 일부 삭제

8. 문서의 폐기

가. 폐기 대상 문서

(1) 보존 기간 경과 문서 : 처리과의 장의 의견 들어 폐기 ( 보존기간 3년

이하 문서 제외 )

(2) 연도 말 폐기 문서

(3) 수시 폐기 문서 : 대장에 폐기 내용 기재 후 폐기

Ⅱ. 학적관리 및 법정장부관리

1. 학적관리

가. 입학 (초·중등교육법 제13조∼제16조)

(1) 취학의무

모든 국민은 그가 보호하는 자녀 또는 아동이 만 6세가 된 날의 다음날 이후의 최초 학년초부터 만 12세가 되는 날에 속하는 학년말까지 초등학교에 취학시켜야 함(조기 입학, 조기 졸업자는 예외)

(2) 취학대상 : 당해연도 2월 말 현재 만 6세가 되는 어린이

(3) 초등학교 입학 년령의 탄력적 운영 : 만 5세 어린이의 조기 취학 등

(4) 취학절차

거주지 읍·면·동장이 발급한 취학통지서에 의하여 지정된 초등학교에 입학

(5) 취학의무 면제 및 유예

질병 등 부득이한 사유로 취학이 불가능할 때 면제 또는 유예할 수 있음

나. 전학

(1) 조건 : 학생이 주소를 이전하였을 때

(2) 절차

(가) 주민등록 전입신고서(재외국민 자녀로 국내학교에 취학하고자 하는 어린이는 출입국 사실증명서 또는 거류 신고서)를 전입하고자 하는 학교에 제출

(나) 학교생활기록부, 건강기록부 송부 요청 (전입학 학교장)

(다) 학교생활기록부, 건강기록부 즉시 송부 (전출한 학교장)

(3) 학교생활 부적응 또한 가정사정으로 필요시 학교장은 교육장에게 전학을 추천할 수 있음 (학생의 보호자 1인 동의)

2. 학교생활기록부

가. 학교생활기록부 작성의 근거

초·중등교육법 제 25조「학교의 장은 학생의 학업 성취 및 인성 등을 종합적으로 관찰·평가하여 학생 지도 및 상급학교의 학생 선발에 활용할 수 있는 자료를 교육부장관이 정하는 기준에 따라 작성 관리 해야한다.」

나. 학교생활기록부의 기능

(1) 교육적 기능 : 학생의 학교 생활에 관한 총체적 내용으로서 각종 학생정보, 학생이해와 학습, 생활지도 자료로 활용

(2) 관리적 기능 : 초·중등교육법 및 교육부 훈령에 근거하여 전산매체는 졸업 후 50년간, 출력물은 10년간 당해 학교에 보관

다. 총칙

(1) 모든 입력 자료는 한글과 아라비아 숫자로

(2) 작성에 필요한 보조부는 학교 실정에 맞게 작성·사용

(3) 학생이 전학할 때에는 학교생활기록부 전산자료 용지에 출력한 출력물 및 각종 보조부 원본을 전·편입학하는 학교로 이송하고 원적교에서는 그 사본을 보관

(4) 입력 사항 중 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 □사무관리규정□에 의거 □학교생활기록부 전산 정정 대장에 기록하고 학교장의 결재 후 정정 입력, 학교장은 출력물로 정정 내용 확인

라. 학교생활기록부의 자료 입력 항목 (초등학교)

1. 인적 사항	2. 학적 사항	3. 출결 사항
4. 신체발달상황	5. 심리검사 상황	6. 수상 경력
7. 자격증 취득상황	8. 진로지도 상황	9. 학교재량기간
10. 특별활동상황	11. 봉사활동 상황	12. 행동발달상황
13. 종합 의견	14. 교과학습발달상황	15. 기타 사항

마. 구성 요소별 전산 처리 요령 ( 별도자료 )

라. 구성 요소별 입력 방법

□ 졸업대장번호, 인적 사항, 학적 사항

- 입학 전 경험은 유아교육기관명과 기간을 (  )에 입력

- 전출시 전출사항은 전입의 (   )안에 전출일만 기록

예)1998년 3월 15일 □□초등학교 2학년 전입(□99년 10월14일 전출)

1999년 10월 15일 □□초등학교 3학년 전입

□ 출결 상황 및 신체발달상황

□ 심리검사상황(삭제)

□ 수상경력

- 교외상만 기록하되, 상의 명칭, 등급, 수상년월일, 수상 기관명을 입력

· 정부부처, 지방자치단체 및 그 산하기관이 주최·후원하는 대회

· 대학교, 각급학교, 언론기관이 주최·주관하는 대회

· 기타 학교장이 추천한 대회

- 교내상은 □출결상황, 교과학습발달상황, 행동발달상황, 특별활동상황□ 란 등에 기록

□ 자격증 및 인증 취득상황

□ 진로지도상황

- 학생의 특기·흥미 및 학생·학부모의 진로 희망 등을 조사하여 입력

- □특기 또는 흥미□는 □피아노, 태권도, 미술, 웅변□등 구체적으로 입력

□ 학교재량활동

- 학생의 활동 영역과 활동 상황을 입력

- 특기사항란에는 활동 내용과  진보의 정도를 입력

□ 특별활동상황

- 특별활동의 각 영역별(학급·학교활동, 클럽활동, 단체활동) 활동의욕, 태도 변화 등 활동상황을 누가 기록후 종합적인 평가로 문장 입력

- 4∼6학년은 클럽활동 부서명을 입력하고, 1∼3학년도 부서를 조직 운영할 경우 부서명 입력 가능

- 영역별 평가(학교·학급 활동과 클럽활동) 내용

□ 봉사 및 체험활동상황

- 활동범위는 시교육청·학교에서 정하고 활동은 개인계획에 따라 실시

- □봉사 및 체험활동상황□ 모두 실시일자 순으로 누가기록

- 학교장이 허가한 외부기관의 단체 또는 개인체험활동은 □체험활동□에 기록하고, 당해학교 주관 체험학습은 □특별활동상황□ 란에 입력

□ 행동발달상황

- 학교별로 행동 덕목을 설정하고, 실천 사항을 관찰·누가 기록하여 학년말에 그 행동 특성과 참고 사항을 종합하여 문장으로 입력

· 선행 및 모범활동에 의한 표창 등 참고사항 입력

- 준법성, 근면성, 책임감, 협동성, 봉사성, 자주성, 정직성, 지도성, 정서적 안정성, 창의성, 생활습관, 사교성, 명랑성 및 경애심 등

□ 종합의견

- 항목별로 기록한 자료를 종합하여 학생을 총체적으로 이해할 수 있도록 간략한 문장으로 입력

- 교과활동, 특별활동, 행동발달상황, 신체발달상황, 심리검사 상황 등 자료를 종합하여 문장으로 입력

□ 교과학습발달상황

- 학년별로 각 교과 활동 결과를 종합하여 학습활동 상황과 진보의 정도, 특징 등을 □교과□와 □세부능력 및 특기사항□ 란에 문장으로 입력

- 특기사항, 교내수상실적 등 객관적인 자료를 입력하며 추상적, 형식적, 의례적인 내용은 배제

3. 출석부

가. 학생 출석 규정 : 초등학교, 중학교, 고등학교, 학교생활기록부 관리지침(□97. 2. 25), 교육부훈령 제545호, 동 취급요령(□97. 3 교육부장학자료 제110호)를 근거로 작성

(1) 학생 출석 규정

□ 수업일수(출석일수)

- 학칙에 규정된 휴업일 이외의 날

- 전학·퇴학은 결재 날까지를 수업일수로 산정

· 전출입 날짜가 동일한 경우, 전입만 수업일수로 산정

□ 결석처리

- 출석할 날짜에 출석하지 않을 때 결석 처리하며, 다음은 출석 처리

· 천재지변, 전염병(학교보건법), 전쟁 등 불가항력의 경우

· 학교를 대표한 각종 경기, 경연대회, 현장실습, 훈련 참가 등

· 상급학교 입시에 응시한 경우

· 경조일인 경우(공무원 복무규정 제 20조 ①항 별표 2)

· 학교장의 허가를 받은 교환학습, 현장체험학습 등

□ 병결 처리

- 결석한 날부터 3일 이내에 의사의 진단서를 첨부한 결석계를 제출하거나, 병결임을 담임교사가 인정한 경우(담임 확인서 등)

- 사고결 처리 : 무단결석과 등교정지, 징계 등으로 결석한 경우

- 기타결 처리 : 부모 위독 간병, 가사 조력 등

□ 지각, 조퇴, 결과 처리

- 지각 : 소정 등교시간 이후 출석하였을 때

- 조퇴 : 소정 교과시간이 끝나기 전에 하교하였을 때

- 결과 : 교과 시간에 적당한 사유 없이 출석하지 않을 때

(2) 출석부 정리 요령

□ 학생의 학적 변동 처리

- 전(퇴)학자 : 소정란에 필요 사항 및 해당 일자란에 □입(퇴)□를 기입하고 그 전(후)일의 란은 흑(적)선으로 그어 처리

- 교장이 허가·인정한 지각, 조퇴, 결과는 매월 말 출결사항 처리시 그 사유를 명기하고 지각, 조퇴, 결과 횟수에서 제외

□ 출석 통계

- 월말, 학기말, 학년말 통계(필히 학생 확인)

나. 기재요령 ( 별도자료 )

3. 학생 건강기록부

가. 학생 건강기록부 관리

학교 신체 검사 규칙(교육부령 제 740호, □99.3.8) 및 학생 건강기록부 등 전산처리 및 관리지침 (□99.3.18)을 근거로 작성

나. 기능 및 관리

(1) 학생 건강에 대한 종합적인 지도 자료로 활용

(2) 본인 또는 보호자에게 열람시키고 상담 자료로 활용

(3) 전학 또는 상급 학교 진학시 해당 학교장에게 건강기록부 송부

(4) 퇴학, 사망, 상급 학교에 미 진학시 학교에 10년간 보존

(5) 고등학교 졸업시 학부모에게 교부

다. 기재요령 ( 별도자료 )